Qu’est ce qui rend un projet complexe?

simplifier un projetQu’est-ce qui rend un projet complexe? Est-ce le projet en lui-même ou la ressource qui le gère? Ou est-ce plutôt un manque de cohésion dans l’équipe? Le présent article se veut une réflexion sur cette question. Je le ferai en vous racontant l’histoire de ma meilleure amie et de son projet de peindre le balcon dans sa cour arrière.

Mon amie est aussi passionnée que moi pour l’organisation personnelle (j’en ai déjà parlé dans l’article « Prenez-soin de vos plantes vertes au travail »). Elle est capable de gérer plusieurs projets en même temps. Elle sait estimer le temps requis pour un travail et estimer la valeur d’un projet. Elle sait quand il est mieux de sous-traiter un travail que de le faire elle même. Elle connaît ses forces, la valeur de son temps et elle prend souvent les bonnes décisions.

Pour ce projet, que j’intitule « Peindre le balcon », elle s’est laissée convaincre par son mari qu’il était plus avantageux de faire eux-mêmes le travail.

Ce qu’elle vit depuis 4 weekends, c’est non seulement la perte de son précieux temps (et moi de me priver de la bonne humeur de ma chum), mais elle se retrouve malgré elle à gérer le projet. Pour peindre un balcon, il ne suffit pas de tremper le pinceau dans le pot de peinture et de l’appliquer uniformément sur le balcon. Il faut choisir la couleur, aller chercher les pots de peinture, les pinceaux, le produit nettoyant pour les pinceaux, organiser les activités des enfants (que l’on ne veut pas sur le balcon), organiser des repas faciles, des collations pour les fringales, regarder la météo pour planifier l’horaire, etc. En discutant ce matin (il était 9 h), elle me confiait qu’avec la fenêtre de 4 heures de disponibilité aujourd’hui, à 2 personnes, ça donnait 8 heures-hommes, et avec les deux soupes qui mijotaient sur le feu et les collations déjà prêtes, elle devrait en finir avec le Projet!

Multiples contraintes, contrariétés, c’est ce qu’elle vit depuis 4 semaines. Ayant besoin de rigoler un peu toutes les deux, je me permets de reprendre ici, dans mes mots, un article que j’ai lu l’an dernier. Pourquoi est-ce que je choisis cet article? Parce qu’il reflète bien ceci : qu’il est facile de prendre quelque chose de complexe et de le laisser complexe ou de le rendre encore plus complexe! Tout le monde est capable de faire cela. Le réel défi, c’est de prendre quelque chose de complexe et de le simplifier.

Alors, comment serait la vie si elle cuisinait de la manière dont son mari gère les projets! Voici à quoi cela pourrait ressembler :

Projet de préparer une lasagne maison (selon une méthode complexe)

  1. Décider de faire une lasagne pour le souper. Demander à mon mari de sortir toutes les casseroles et les « outils » nécessaires pour préparer la lasagne et les répandre partout dans la cuisine. Déclarer la cuisine «zone dangereuse» et déclarer qu’il doit garder les enfants hors de la cuisine jusqu’à ce que la lasagne soit prête et que la « zone dangereuse » puisse à nouveau être jugée sécuritaire.
  2. Prendre une pause. Laisser tout en plan, de même que la « zone dangereuse », pour toute la nuit.
  3. Le lendemain matin, commencer à préparer la lasagne. Faire cuire la viande et réaliser qu’il manque du fromage ricotta. Attendre que la viande soit cuite, partir au magasin chercher le fromage ricotta, et bien sûr laisser les enfants avec lui.
  4. Retour à la maison. Réaliser que je n’ai pas non plus les lasagnes ou que celles que j’ai ne sont pas celles que je voulais vraiment. Retour au magasin. Appeler à la maison pour demander son avis sur les lasagnes. Être totalement contrariée parce qu’il n’en a rien à cirer de mon problème et de mon incapacité de choisir mes lasagnes et me demande à quelle heure je serai de retour à la maison. Manquer de remarquer que les enfants crient en arrière durant l’appel et surtout sa frustration évidente par le fait qu’il a eu les enfants toute la journée pendant que je fais des voyages multiples à l’épicerie.
  5. Commencer à faire la sauce. Réaliser que j’ai besoin de basilic. Merde. Retour à l’épicerie. Pendant que je suis à l’épicerie, acheter pour une valeur de 50 $ de multiples autres articles « en vente » pour des « recettes futures ». Laisser les sacs dans la cuisine à un endroit où tout le monde trébuche à chaque passage.
  6. Terminer la sauce, et me préparer à assembler la lasagne. Réaliser que j’ai besoin d’œufs et de parmesan. Demander à mon mari d’aller au magasin pour moi. Évidemment avec les enfants. Quand il proteste, je le convaincs que ce sera plus rapide ainsi parce que je pourrai continuer de travailler pendant qu’il fait la course pour moi. Secouer la tête devant son attitude manifestement déraisonnable parce qu’il n’est pas en accord avec mes arguments.
  7. Finir enfin d’assembler la lasagne et la mettre au four. Puisqu’il est bien après l’heure du souper et que cela a pris toute la journée, commander de la pizza. Me demander pourquoi il n’est pas plus excité que cela devant tout le progrès que j’ai fait aujourd’hui dans la préparation de la lasagne.
  8. Lorsque la lasagne est terminée, lui demander de venir l’admirer. Être déçue et triste quand il me regarde sans beaucoup d’admiration pour mon travail parce qu’il est épuisé par ses journées passées seul avec les enfants.
  9. Deux semaines plus tard, nettoyer les dégâts et déclarer la cuisine « zone sécuritaire » pour les enfants. Se mettre en colère parce qu’il a déplacé mes sacs pour les « recettes futures » au garage.

Commentaires de Martine:

Pour gérer un projet, il ne faut pas uniquement compter sur notre savoir. Il faut faire appel à notre savoir-faire et nos habiletés organisationnelles. Plusieurs personnes brillantes n’arrivent tout simplement pas à réaliser des projets, que les projets soient simples ou complexes. Pas par manque d’intelligence, mais souvent par manque d’organisation. Ou si elles arrivent à livrer un projet, ce ne sera pas sans avoir cassé inutilement bien des œufs au passage.

Si vous vous reconnaissez dans cet article et si vous cherchez des livres sur le sujet, je vous suggère « Getting things done » de David Allen. Voici également le lien pour lire l’article dans sa version originale.

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