Gestion du temps lors d’une session de travail

3 règles à suivre et 1 erreur à éviter pour une bonne gestion du temps

session de travailDe nos jours, tout se règle en groupe. Il est devenu difficile de trouver des gestionnaires qui prendront le risque d’imputabilité d’un livrable. On veut un consensus, un accord commun, une décision de groupe. Des rencontres s’organisent dans le but de définir qui fera quoi, quand et comment. Plusieurs personnes de différents groupes se rassemblent et ces derniers n’ont pas nécessairement de méthodes efficaces pour travailler ensemble.

Gestion du temps

Sans une bonne gestion du temps et sans une bonne organisation, les rencontres peuvent s’éterniser, tourner en rond, avoir des discussions hors contexte et dans le pire des cas, les participants peuvent repartir sans avoir accomplis ou atteints leurs objectifs.

Pour éviter ce genre de situation, il ne suffit plus d’avoir un ordre du jour détaillé, avec des durées prévues pour chaque sujet. Il faut maintenant avoir recours à d’autres stratégies.

1- Fixez les règles de la rencontre

Rappelez l’objectif de la rencontre (qui aura été décrit dans l’invitation à la rencontre) et expliquez les moyens que se donne le groupe pour les atteindre. Ex : discussion uniquement en lien avec l’objectif, pas de téléphone cellulaire, pas d’ordinateur, pas de discussion en parallèle où tout le monde parle en même temps. En ayant fixé les règles au départ, et en ayant eu l’adhésion de tous quant au respect des règles, il sera plus facile de ramener les fautifs à l’ordre.

2- Travail en continue, sans interruption

En session de travail de 2 à 3 heures, il ne devrait pas y avoir de pause (sauf s’il est nécessaire de compiler des données). Informez les participants que s’ils doivent sortir de la rencontre ils n’ont pas besoin à demander la permission et ralentir la rencontre. Les gens sortent et reviennent le plus tôt possible.

3- Avoir des contingences de temps

Ayez un plan B pour les sujets les plus longs ou prévoyez une contingence de temps. Prévenez les gens qui si vous n’avez pas le temps de terminer l’exercice, ils devront le compléter eux mêmes (et ils seront capable car ils n’auront qu’à vous imiter). Habituellement, ce genre d’avertissement redonne l’énergie nécessaire aux gens pour se concentrer sur l’essentiel et vous donne parfois juste ce qu’il vous faut pour terminer en beauté.

Erreur à éviter :

Résistez à la tentation d’offrir des viennoiseries, croissants, café, jus, etc. Ceci amène une distraction non nécessaire et envoi un message contradictoire aux participants; « sommes-nous invité à déjeuner ou à travailler? ».

En suivant ces règles et en évitant ces erreurs vous habituerez les participants à arriver reposé, dynamique et s’attendant à travailler. Ils arriveront prêts, concentrés et ne se laisseront pas distraire. Vous arriverez à faire une bonne gestion du temps et ils repartiront avec un sentiment de liberté, avec moins de stress et avec un sentiment d’accomplissement.

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2 réponses à Gestion du temps lors d’une session de travail

  1. Benoit dit :

    Excellent.
    Certaines règles pour prises de décisions peuvent être établies (concensus, vote ouvert, vote fermé, …). Important de bien identifier le time keeper de la rencontre, la personne qui prend les minutes de la rencontre (pas toujours la même), le modérateur. Il est important d’indiquer dans les règles que les gens doivent arriver à l’heure et préparés selon le travail à accomplir.

  2. Sarah dit :

    Personnellement, pour bien s’organiser dans les regroupements, il faut bien préciser l’heure de travail, afin d’atteindre l’objectif visé.

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