Mon truc ultime pour le classement de papiers: Le P-Touch 1290

Malgré l’ère électronique dans laquelle nous vivons, et tout l’effort que nous faisons (où que l’on se fait imposer) pour diminuer la quantité de papier que nous recevons, il en reste toujours une bonne quantité à classer. Si aucun système de classement de papiers n’existe, on peut vite se retrouver avec des problèmes qui peuvent ressembler à ce qui suit :

• Difficulté à retrouver un document
• Retard dans le paiement de factures
• Perte de temps à chercher… et peut-être à ne pas retrouver un document.

Mais d’où vient le problème?

Recevant moi-même une bonne quantité de courrier (du travail, de la poste, de l’école, etc) et voyant parfois des piles de papiers s’accumuler près de mon bureau, j’ai utilisé la loi de Pareto pour analyser mon problème. J’ai d’abord observé ce qui se passe lorsque je traite mon courrier. Il y a 3 choses que je suis en mesure de faire rapidement :

• Jeter la publicité après l’avoir lu ou parce qu’elle ne m’intéresse pas;
• Trier et ouvrir le courrier habituel, c’est à dire celui que je m’attends de recevoir parce que je le reçois sur une base régulière.
• Ouvrir le courrier inhabituel, c’est à dire le courrier que je n’ai pas l’habitude de recevoir, et mettre de côté les papiers à conserver, et c’est celui-ci qui n’est jamais classé et qui s’accumule.

L’analyse m’a permis de découvrir que dans 80% des cas, le courrier reçu était facile à classer. 80% du courrier contenait de l’information que je m’attendais à recevoir et j’avais donc un système de classement de papiers déjà en place pour le traiter.

Il restait donc 20% du courrier, que je désirais garder mais que je ne savais pas où classer. Mais d’où venait-il? Pourquoi était-il si difficile de classer ce dernier 20%?

En observant le 20% restant, j’ai constaté que celui-ci provenait soit de nouveaux documents, de documents que je reçois qu’une seule fois, ou pas sur une base régulière, et que c’était des papiers à conserver. Ce que j’ai compris c’est que je ne me posais pas les bonnes questions par rapport à ces documents. Pourquoi devaient-ils subir un traitement différent des autres documents qui constituaient le 80% du courrier? Ce que je me suis aperçu c’est le traitement que je réservais systématiquement à ces documents :

• Je n’ai qu’une seule feuille, cela ne vaut pas la peine de perdre de temps à le classer;
• Je ne sais pas si j’en recevrai une autre feuille;
• Je ne sais pas non plus à quelle fréquence.

J’ai donc revu mes critères de classement : tout ce que je dois garder doit être classé. Point final. Qu’il s’agisse d’une ou plusieurs feuilles, cela ne fait pas de différence. Même si le document que je m’apprête à classer restera toujours seul dans sa chemise, cela n’a pas d’importance. Mes critères de classement pour les papiers à conserver sont les suivants : je dois le garder et quand j’en aurai besoin, je dois être en mesure de le retrouver.

Voici ma méthode que vous pouvez utiliser pour les nouveaux documents si vous devez traiter seulement le 20% de votre courrier ou pour modifier votre système complet de classement si celui que vous avez ne vous convient pas. Il est simple, rapide et efficace.

Système simple, rapide et efficace en 3 étapes

Comme je n’aime pas perdre mon temps, j’ai instauré un système efficace qui prend 3 minutes pour classer un document une première fois, 1 minute les fois suivantes, et 30 secondes pour le retrouver. Voici ma méthode en trois étapes :

1. Donner un titre
2. Étiqueter votre chemise
3. Classer votre document

1) Donner un titre

Comme le document doit être classé dans une chemise, il faut lui donner un titre. Sans titre, il vous sera difficile de retrouver votre document. Pour donner le bon titre, prenez le premier qui vous vient en tête (si j’avais à chercher le document, je dirais quoi? ). Si vous faites une erreur, ne vous en faites pas, vous pourrez toujours changer le titre de votre chemise de classement, alors ne perdez pas trop de temps à tenter de penser au meilleur classement. Vous venez de faire un premier achat sur amazon : le titre pourrait être « achat amazon ».

2) Étiqueter votre chemise

C’est maintenant qu’entre en jeu l’étiqueteuse Brother P touch 1290. Pour respecter le 3 minutes du premier classement, la minute pour les prochaines fois et le 30 secondes lorsque vous cherchez un document, vous devez avoir un système d’identification de vos chemises rapide et pratique. L’étiqueteuse Brother P touch 1290 permet de créer rapidement l’étiquette, qui est autocollante, et à l’avantage de faciliter vos recherches futures juste par le fait d’une constance dans la grosseur des caractères. De plus, c’est beaucoup plus propre, plus agencé, plus ordonné. C’est un élément essentiel dans votre bureau.

3) Classer le document

Simple simple simple. Par ordre alphabétique. Pas besoin d’y aller par thème ou par couleur. Pas besoin de rien regrouper. L’alphabet tout simplement.

Vous me suivez? Vous trouvez un titre, vous faites votre étiquette, vous la collez sur une chemise de classement, vous insérez votre document à l’intérieur de la chemise et vous le classez dans votre classeur en ordre alphabétique. Croyez-moi, vous n’aurez plus jamais de papier qui trainera sur votre bureau. Et vous aurez tout fait cela en moins de 3 minutes.

Trucs supplémentaires pour ceux qui ont vraiment beaucoup de papiers à conserver :

Achetez vous un classeur 3 tiroirs et séparer les types de document comme suit :

• 1^er tiroir : rapports médicaux, tous les dossiers de projets (rénovation, aménagement paysager, voyages, immobilier, etc…);
• 2^e tiroir : tous les dossiers pour lesquels vous avez des transactions bancaires ou paiements à faire, relevés de paie, dossiers assurance;
• 3^e tiroir : documents de références : Projets d’études, livre de référence, article de journaux  ou de magazine.

Je colle les étiquettes toujours au même endroit sur la chemise. C’est plus facile pour chercher la chemise. Parfois à mes titres de chemises j’ajoute l’année à la fin, encore là je gagne du temps pour archiver ou jeter. Quand je cherche une information, c’est aussi beaucoup plus facile.

Exemple où j’ajoute l’année : Impôt, relevé de paie, relevé REER ou placement,

Exemple où j’ajoute l’année scolaire : Bulletin scolaire, paiement garderie, activités scolaires